Social Media Book Tour zur neuen PM-Ratgeberreihe: 7) Controlling

Controlling – Was funktioniert und was nicht?

Die Überprüfung und Abnahme einzelner Arbeitspakete ist die eine Seite, welche Folgen eine Abweichung aber für das gesamte Vorhaben hat, die andere. Ein wirksames Controlling bringt deshalb positive oder auch negative Abweichungen immer mit dem Projektziel in Verbindung. Es „kontrolliert“ keine einzelnen Arbeitspakete im Detail – mag der Name auch anderes suggerieren. Dafür ist das jeweilige Teammitglied als Fachexperte zuständig. Hingegen begleitet das Controlling den Projektverlauf ganzheitlich: Es stellt den aktuellen Status fest und entwickelt gegebenenfalls Vorschläge für Korrekturmaßnahmen.

Hinkt zum Beispiel ein Arbeitspaket zeitlich hinterher, könnte die Mithilfe durch ein weiteres Teammitglied angebracht sein. Ist letzteres aber zeitgleich mit eigenen Tätigkeiten beschäftigt, müsste es diese ruhen lassen. Ob sich das lohnt oder nur das Problem verschiebt, soll z. B. das Controlling klären. Gleiches gilt für das Umschichten von Geld: Packen Sie zusätzliche finanzielle Mittel in ein Arbeitspaket hinein, z. B. um eine Teuerung abzufedern, fehlen diese möglicherweise an anderer Stelle im Budget. Da in einem Projekt stets alles begrenzt ist und mit allem zusammenhängt, sind gerade diese Verbindungen zu berücksichtigen.

Die Controlling-Meetings – Projektfortschritte in der Teamdiskussion

Das Controlling bedient sich sogenannter Fortschrittsberichte. Diese werden in größeren Zeitabständen ca. 5 – 6 Mal im Projektverlauf erstellt und in Controlling-Meetings besprochen. Sie behandeln z. B. jeweils einen der größeren Ergebnisbereiche Ihrer Gedankenlandkarte. Jeder Fortschrittsbericht enthält verschiedene Soll-Ist-Vergleiche…

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